Referater

Referat fra orienteringsmødet for bruger af Nordborghus, den 25. oktober. 2021

Calle bød velkommen til de 21 deltager i orienteringsmødet, vedrørende den fremtidige brug af Nordborghus. Huset var herefter vært ved Gløgg og æbleskiver.

Calle gav en kort introduktion til dagens møde og præsenterede den nye bestyrelse.

  • Niels Henrik: Ansvarlig for cafe og div. indkøb i den forbindelse.
  • Calle: Ordførende bestyrelsesmedlem og kasserer.
  • Arild: Sekretær, hjemmesiden og div. tekniske opgaver.

Information om lokaleudlejning blev gennemgået, der var enkelte spørgsmål til prisen og om den generelle oprydning i forbindelse med at lokalet forlades.

Oprydnings- og rengøringsinstruks blev gennemgået, der var en del spørgsmål vedrørende stabling af stole og placeringen af stole og borde, i forbindelse med at lokalet forlades. Det skal præciseres at stole i salen stables i stakke á 10 stk. og placeres på scenen og der stables to stakke med 12 stk. i hver som placeres på gulv ved scenen, af ugens sidste bruger.

Da der kan være uklarheder om hvem der er sidste bruger i løbet af ugen, skal der opryddes som ovenfor beskrevet, med mindre andet er aftalt med næste bruger af lokalet. Dette er af hensyn til rengøringen.

Bordopstilling blev diskuteret og der var en del uklarheder om hvem der foretager opstillingen fra gang til gang. Det skal præciseres at det generelt er bruger selv der sørger for bordopstilling som passer til deres brug. Bruger kan selv aftale en evt. anden bordopstilling der er tilpasset næste bruger. Generelt vil der være en plan for hvordan salen skal forlades og med en korrekt bordopstilling

Hvis ikke andet er aftalt stilles borde og stole op i en grundopstilling ved arrangementets afslutning. (Plan for en grundopstilling af borde er under revision)

Indgået lejeaftaler vil blive gennemgået, da der tilsyneladende er indgået flere forskellige aftaler, som giver forskellige rettigheder til brug af Nordborghus. Nye aftaler vil blive tilpasset så de fremover vil blive ens, ud fra de krav og muligheder der er i huset. Indgåede aftaler vil fortsætte uændret indtil september 2022.

Indkøb og bagning af kager, boller ol. er ikke noget der fremover vil blive varetaget af Nordborghus. Bruger sørger selv for indkøbene / bagningen. Bruger er velkommen til at benytte fryser der er i huset, til opbevaring af div. kager og andet bagværk, dog er det et krav at alt der kommer i fryseren er behørigt mærket med navn på ”ejer” og er datomærket.

Lottospil, der var fra enkelte bruger et ønske om at lottospil igen vil blive et tilbud, som Nordborghus kan tilbyde, der er på nuværende tidspunkt ikke et tilbud om lottospil og bestyrelsen har i øjeblikket ikke ressourcer til at planlægge og gennemføre lottospil.

Bestyrelsen opfordrede dem der ønsker at der igen bliver mulighed for at gennemføre lottospil på Nordborghus til at danne en gruppe der så selv kan planlægge og gennemføre lottospillet. Bestyrelsen vil være behjælpelig med evt. indkøb af gavekort, som kan bruges som præmier.

Der blev spurgt ind til vinterberedskabet, der er i øjeblikket ikke klarhed over hvem der foretager vinterberedskabet, det vil blive undersøgt hurtigst og sikret at der bliver ryddet for blade og saltet, så det er sikkert at færdes på området, også om vinteren.

Priser på drikkevarer der kan købes i Nordborghus er pt. uændret, der må på sigt regnes med div. prisjusteringer. Prisjusteringer vil blive annonceret i god tid før ændringer træder i kraft.

Der er nu indgået aftale om Mobile Pay for Nordborghus, så fremtidige bruger kan benytte betalingsformen ”Mobile Pay” nr. til Mobile Pay vil komme til at fremgå af skilte i huset.

Bruger opfordres til at benytte sig af aftalen, da dette vil lette kasseres arbejde.

Bruger bedes fremover aflevere e-mail adresser til sekretær, da den fremtidige kommunikation med Nordborghus hovedsagelig vil foregå elektronisk. Deltager i mødet har afleveret e-mail adresser.

Opfordring fra bestyrelsen, der må meget gerne melde sig mulige kandidater til den fremtidige bestyrelse, da der pt. kun er tre personer i den nuværende bestyrelse, kommer antallet under tre, er bestyrelsen ifølge vedtægterne ikke beslutningsdygtig.

Bestyrelsen

Sekretær

Arild Espersen